Nova Find Essentials Leistungsbeschreibung

1 Verwendungszweck

Die Software-as-a-Service-Lösung Nova Find dient der Digitalisierung der Prozesse in Fundbüros und anderen Fundserviceorganisationen. Dazu wird der gesamte Lebenszyklus einer Fundsache von der Erfassung im Fundbüro, über die Ermittlung des Eigentümers bis zur Retournierung oder Verwertung der Fundsache in der Software dokumentiert.

Die Digitalisierung von Fundverwaltungsprozessen hat sowohl die nachvollziehbare Dokumentation einzelner Vorgänge als auch die Unterstützung der Benutzer bei einzelnen Prozessschritten und daraus resultierend die Möglichkeit zur Effizienzsteigerung zum Ziel.

Im vorliegenden Dokument werden die Leistungspositionen von Nova Find in der Edition Essentials beschrieben.

Nova Find wird als Software-as-a-Service Anwendung angeboten und von RUBICON in einer shared Infrastructure betrieben, in der für den Auftraggeber ein eigener Mandant eingerichtet wird. Dabei erfüllt Nova Find alle Richtlinien hinsichtlich des Datenschutzes. Die Rechenzentren in denen Nova Find Betrieben wird befinden sich an Standorten innerhalb der EU.

1.1 Zielgruppe

Die Lösung wird für unterschiedliche Kundensegmente in jeweils angepassten Editionen bereitgestellt, die sich sowohl im Funktionsumfang als auch der Bedienung voneinander unterscheiden.

Abhängig von der konkreten Organisation und anderen Rahmenbedingungen (Prozessgestaltung, Anzahl Mitarbeiter, etc.) besteht im Einzelfall die Möglichkeit entgegen diesen Orientierungswerten eine andere Nova Find Edition zum Einsatz zu bringen.

2 Funktionsumfang

Die Lösung Nova Find hat primär die Erfassung und Dokumentation der Vorgänge der im Fundbüro abgegebenen Fundsachen zum Ziel. Dazu zählt neben der Erfassung von Personendaten zu Finder und Verlierer ebenso die Lagerverwaltung sowie die Dokumentation der Aushändigung von Fundsachen an beteiligte Personen.

Darüber sieht die Lösung die Anbindung an zentrale Verlustmelde-Portale für Bürger und Privatpersonen, die von RUBICON bereitgestellt werden, vor. Dadurch wird die Ermittlung der Eigentümer von Fundsachen durch einen systemunterstützen Trefferabgleich in Echtzeit, unterstützt und die im System erfassten Fundsachen werden auch Nutzern der zentralen Verlustmeldeportale kenntlich gemacht.

2.1.1 Zugang und Authentifizierung

• Zur Verwendung durch Benutzer ist ein persönlicher Benutzeraccount erforderlich.
• Die Benutzerverwaltung kann selbstständig durch Administratoren der eigenen Organisation erfolgen.
• Die Authentifizierung erfolgt mittels Benutzername und Passwort.

2.1.2 Verwaltung von Stammdaten

• Benutzer mit Administratorberechtigungen verwalten die Stammdaten der eigenen Organisation selbstständig.
• Für die eigene Organisation können Standorte mit frei wählbaren Bezeichnungen erstellt werden.
• Für jeden Standort können Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Öffnungszeiten) verwaltet werden.
• Für jeden Standort können mehrere Lagerorte mit frei wählbaren Bezeichnungen erstellt werden.

2.1.3 Erfassung von Fundsachen

• Erfassung von Fundort, Funddatum und geschätzter Wert der Fundsache
• Automatische Vergabe einer eindeutigen Referenznummer für jede Fundsache
• Kategorisierung von Fundgegenständen und Haupt- und Unterkategorien gemäß einem zentral verwalteten Katalog
• Erfassung von kategoriespezifischen Merkmalen gemäß einem zentral verwalteten Katalog sowie Beschreibungstext für Fundgegenstände
• Zuordnung von Fundmeldungen zu bis zu zwei durch einen Administrator frei wählbaren Klassifizierungen
• Recherche nach erfassten Fundmeldungen und Fundgegenständen der eigenen Organisation nach verschiedenen Kriterien

2.1.4 Personendaten und Ansprüche Beteiligter

• Erfassung von bekannten Personendaten von Verlierern
• Erfassung von Personendaten von Findern oder anonymer Finder
• Erfassung von Ansprüchen auf Finderlohn oder Eigentum durch Finder
• Optionale Erfassung von Personendaten bevollmächtigter Empfänger bei Aushändigung von Fundsachen

2.1.5 Teilnahme am Fundservice – Netzwerk

• Automatische Bereitstellung der erfassten Daten zu Funden für den vernetzten Trefferabgleich
• Automatische Ermittlung und Anzeige übereinstimmender Verlustmeldungen aus zentralen Verlustmeldeportalen
• Gezielte Recherche nach Verlustmeldungen aus zentralen Verlustmeldungsportalen nach definierten Kriterien

2.1.6 Dokumente und Verständigungswesen

• Automatische Generierung von Dokumenten und Verständigungen aus Standardvorlagen u.a. für Verständigungen an Finder und Verlierer
• Einbringen der konfigurierten Kontaktinformationen des zuständigen Standortes in Dokumenten
• Einbringen von organisationsspezifisch konfigurierbaren Hinweistexten in Dokumenten
• Versand von Verständigungen per E-Mail oder Erzeugung von PDF -Dateien zum Druck für Briefversand
• Automatische Vorbereitung von Verständigungen nach definierten Fristabläufen (z.B. Beginn Eigentumsanspruch Finder)

2.1.7 Lagerverwaltung

• Zuordnung von Fundgegenständen zu einem Lagerort
• Umlagern von Fundgegenständen an andere Lagerorte (ggf. an anderen Standorten)
• Auswahl organisationsspezifischer Aufbewahrungsfristen für Fundsachen
• Lagerabgänge durch Aushändigung an Finder oder Verlierer
• Lagerabgänge durch Verwertung (verkaufen, vernichten, versteigern, überlassen, vereinnahmen)
• Erzeugen von Lager- und Inventurlisten nach verschiedenen Kriterien
• Zuordnung von Barcodes zu Fundgegenständen

2.1.8 Kassenbuch

• Organisationsspezifische Konfiguration von Konten und Zuordnung zu Standorten
• Automatische Buchungen für Fundgeld, Gebühren und Finderlohn
• Manuelle Buchungen
• Automatische Ermittlung zur Abschöpfung von Beträgen an die keine Ansprüche durch Dritte mehr bestehen

2.1.9 Mehrsprachigkeit

• Auswählbare Sprache der Benutzeroberfläche pro Benutzer (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)
• Auswahl der bevorzugten Kommunikationssprache für Beteiligte (Finder und Verlierer) für Dokumente und Verständigungen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)
• Organisationsspezifische Einschränkung der verfügbaren Kommunikationssprachen

2.1.10 Bürgerservices

• Veröffentlichung erfasster Fundmeldung nach definierten Kriterien unter einem statischen Link
• Erzeugen einer Verlustmeldebestätigung für einzelne Verlustmeldungen auf Basis einer Standardvorlage

3 Voraussetzungen

Für die effiziente Einführung ist es notwendig, dass Beistell- und Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers eingehalten und termingerecht erbracht werden.

Die Systemvoraussetzungen der Client-Arbeitsplätze sowie der mobilen Geräte sind im Anhang D dokumentiert und werden vom Auftraggeber auf allen Client- und mobilen Arbeitsplätzen, die auf Nova Find zugreifen, hergestellt.

Gegebenenfalls erforderliche Konfigurationen oder Freischaltungen in der Infrastruktur des Auftraggebers werden vom Auftraggeber durchgeführt.

Alle Leistungen, welche online angeboten werden, finden via Telefon oder virtuell über MS Teams statt. Der Auftraggeber trägt dafür Sorge, dass jeder Teilnehmer über ein Arbeitsgerät mit funktionierendem Internetzugang, der benötigten Konferenzsoftwarelösung und über die entsprechende Ausrüstung zur Teilnahme an einem Online-Termin (sowie ggf. eine Kamera) verfügt.