1 Verwendungszweck

Die Software-as-a-Service-Lösung Nova Find dient der Digitalisierung der Prozesse in Fundbüros und
anderen Fundserviceorganisationen. Dazu wird der gesamte Lebenszyklus einer Fundsache von der
Erfassung im Fundbüro, über die Ermittlung des Eigentümers bis zur Retournierung oder Verwertung
der Fundsache in der Software dokumentiert.

Die Digitalisierung von Fundverwaltungsprozessen hat sowohl die nachvollziehbare Dokumentation
einzelner Vorgänge als auch die Unterstützung der Benutzer bei einzelnen Prozessschritten und
daraus resultierend die Möglichkeit zur Effizienzsteigerung zum Ziel.

1.1 Zielgruppe

Die Lösung wird für unterschiedliche Kundensegmente in jeweils angepassten Editionen bereitgestellt,
die sich sowohl im Funktionsumfang als auch der Bedienung voneinander unterscheiden.

Die Edition “Nova Find Essentials” ist speziell an die Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Fundbüros
und anderer Fundserviceorganisationen angepasst. Dazu zählen insbesondere behördliche
Fundbüros für Gebietskörperschaften mit bis zu 25.000 Einwohnern sowie sonstige
Fundserviceorganisationen mit einem jährlichen Aufkommen bis 5.000 Fundsachen. Abhängig von der
konkreten Organisation und anderen Rahmenbedingungen (Prozessgestaltung, Anzahl Mitarbeiter,
etc.) besteht im Einzelfall die Möglichkeit entgegen diesen Orientierungswerten eine andere Nova
Find Edition zum Einsatz zu bringen.

2 Funktionsumfang

Die Lösung Nova Find Essentials hat primär die Erfassung und Dokumentation der Vorgänge der im
Fundbüro abgegebenen Fundsachen zum Ziel. Dazu zählt neben der Erfassung von Personendaten
zu Finder und Verlierer ebenso die Lagerverwaltung sowie die Dokumentation der Aushändigung von
Fundsachen an Beteiligte Personen.

Darüber sieht die Lösung die Anbindung an zentrale Verlustmelde-Portale für Bürger und
Privatpersonen, die von RUBICON bereitgestellt werden, vor. Dadurch wird die Ermittlung der
Eigentümer von Fundsachen durch einen automatischen Trefferabgleich unterstützt und die im
System erfassten Fundsachen werden auch Nutzern der zentralen Verlustmeldeportale kenntlich
gemacht.

2.1.1 Zugang und Authentifizierung

• Zur Verwendung durch Benutzer ist ein persönlicher Benutzeraccount erforderlich.
• Die Benutzerverwaltung kann selbstständig durch Administratoren der eigenen Organisation erfolgen.
• Die Authentifizierung erfolgt mittels Benutzername und Passwort.

2.1.2 Verwaltung von Stammdaten

• Benutzer mit Administratorberechtigungen verwalten die Stammdaten der eigenen Organisation selbstständig.
• Für die eigene Organisation können Standorte mit frei wählbaren Bezeichnungen erstellt werden.
• Für jeden Standort können Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Öffnungszeiten) verwaltet werden.
• Für jeden Standort können mehrere Lagerorte mit frei wählbaren Bezeichnungen erstellt werden.

2.1.3 Erfassung von Fundsachen

• Erfassung von Fundort, Funddatum und Wertkategorie der Fundsache
• Automatische Vergabe einer eindeutigen Referenznummer für jede Fundsache
• Kategorisierung von Fundgegenständen und Haupt- und Unterkategorien gemäß einem zentral verwalteten Katalog
• Erfassung von kategoriespezifischen Merkmalen sowie Beschreibungstext für Fundgegenstände
• Zuordnung von Fundmeldungen zu bis zu zwei durch einen Administrator frei wählbaren Klassifizierungen
• Recherche nach erfassten Fundmeldungen und Fundgegenständen der eigenen Organisation nach verschiedenen Kriterien

2.1.4 Personendaten und Ansprüche Beteiligter

• Erfassung von bekannten Personendaten von Verlierern
• Erfassung von Personendaten von Findern oder anonymer Finder
• Erfassung von Ansprüchen auf Finderlohn oder Eigentum durch Finder
• Optionale Erfassung von Personendaten bevollmächtigter Empfänger bei Aushändigung von Fundsachen

2.1.5 Teilnahme am Fundservice-Netzwerk

• Automatische Bereitstellung der erfassten Daten zu Funden für den vernetzten Trefferabgleich
• Automatische Ermittlung und Anzeige übereinstimmender Verlustmeldungen aus zentralen Verlustmeldeportalen
• Gezielte Recherche nach Verlustmeldungen aus zentralen Verlustmeldungsportalen nach definierten Kriterien

2.1.6 Dokumente und Verständigungswesen

• Automatische Generierung von Dokumenten und Verständigungen aus Standardvorlagen u.a. für Verständigungen an Finder und Verlierer
• Einbringen der konfigurierten Kontaktinformationen des zuständigen Standortes in Dokumenten
• Einbringen von organisationsspezifisch konfigurierbaren Hinweistexten in Dokumenten
• Versand von Verständigungen per E-Mail oder Erzeugung von PDF -Dateien zum Druck für Briefversand
• Automatische Vorbereitung von Verständigungen nach definierten Fristabläufen (z.B. Beginn Eigentumsanspruch Finder)

2.1.7 Lagerverwaltung

• Zuordnung von Fundgegenständen zu einem Lagerort und Umlagern an andere Lagerorte
• Auswahl organisationsspezifischer Aufbewahrungsfristen für Fundsachen
• Lagerabgänge durch Aushändigung an Finder oder Verlierer
• Lagerabgänge durch Verwertung (verkaufen, vernichten, versteigern, überlassen, vereinnahmen)
• Erzeugen von Lager- und Inventurlisten nach verschiedenen Kriterien
• Zuordnung von Barcodes zu Fundgegenständen

2.1.8 Kassenbuch

• Organisationsspezifische Konfiguration von Konten und Zuordnung zu Standorten
• Automatische Buchungen für Fundgeld, Gebühren und Finderlohn
• Manuelle Buchungen
• Automatische Ermittlung zur Abschöpfung von Beträgen an die keine Ansprüche durch Dritte mehr bestehen

2.1.9 Mehrsprachigkeit

• Auswählbare Sprache der Benutzeroberfläche pro Benutzer (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)
• Auswahl der bevorzugten Kommunikationssprache für Beteiligte (Finder und Verlierer) für Dokumente und Verständigungen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)
• Organisationsspezifische Einschränkung der verfügbaren Kommunikationssprachen

2.1.10 Bürgerservices

• Veröffentlichung erfasster Fundmeldung nach definierten Kriterien unter einem statischen Link
• Erzeugen einer Verlustmeldebestätigung für einzelne Verlustmeldungen auf Basis einer Standardvorlage

Stand: Februar 2023