FAQ zur Aktualisierung

Wir freuen uns, die bestehende easyfind Lösung demnächst auf die neue, moderne Fundbürolösung easyfind by Nova Find aktualisieren zu können. Als technische Basis kommt dabei unser Produkt Nova Find in der Essentials Edition zum Einsatz.

Der bekannte Funktionsumfang von easyfind steht Ihnen optimiert auch in Nova Find Essentials zur Verfügung. Die neue Software beinhaltet auch viele Verbesserungen, die auf Basis von Kundenrückmeldungen umgesetzt wurden.

Rund um die Aktualisierung gibt es natürlich einige Fragen. Auf dieser Seite wollen wir die Antworten auf die häufigsten Fragen dokumentieren!

Weiters finden Sie die Systemvoraussetzungen für Nova Find Essentials hier zum Download:
https://www.nova-find.eu/docs/systemvoraussetzungen-nova-find-essentials_de/

Letzte Aktualisierung: 17.11.2022

Ablauf der Aktualisierung

Wann ist die Aktualisierung geplant?

Die für Ende November 2022 geplante Aktualisierung der aktuellen easyfind Lösung auf easyfind by Nova Find wurde verschoben. Ein neuer Termin wird noch bekannt gegeben.

Am Umstellungswochende wird der Ablauf wie folgt sein:

Am Freitag bis 17h kann wie gewohnt in der bestehenden easyfind Lösung gearbeitet werden, danach wird der Zugang zur bestehenden Lösung deaktiviert und die Aktualisierung gestartet.

Ab dem darauffolgenden Montag in der Früh kann dann mit der neuen Lösung nahtlos weitergearbeitet werden, wobei die Fundmeldungen etc. im Zuge der Aktualisierung natürlich mitgenommen werden.

Wer wird umgestellt?

Das bestehende easyfind Service wird als ganzes auf easyfind by Nova Find aktualisiert. Am Aktualisierungswochenende werden daher alle aktiven Mandanten samt deren Standorten auf die neue Lösung umgestellt.

Auch alle aktiven Benutzer werden damit am Aktualisierungswochenende umgestellt.

Das Online-Fundservice für die Schweiz, dass unter https://www.easyfind.ch eine zentrale Bürgersuche für die teilnehmenden Fundbüros anbietet, wird im Zuge der Aktualisierung ebenfalls in easyfind by Nova Find integriert.

Werden die Daten in die neue Lösung übernommen?

Ja, es werden alle Bewegungsdaten, dh. Fund- und Verlustmeldungen aus den aktiven Mandanten im Zuge der Aktualisierung in die neue Lösung überführt. Es wird der gesamte Datenbestand aktualisiert, eine Datenbereinigung im Zuge der Aktualisierung ist nicht vorgesehen.

Ebenfalls werden die zentrale Bürgersuche und die von den Bürgern erfassten Verlustmeldungen übernommen bzw. aktualisiert.

Neben den Bewegungsdaten werden auch die Konfigurationen der Mandanten übernommen und die Benutzer übernommen (siehe nächste Punkte).

Wurde in der alten Lösung die Kassenbuch-Funktionalität verwendet, so wird in der aktualisierten Lösung automatisch ein Konto angelegt und der letzte Kassenstand übernommen. Da die Kassenbuch-Funktionalität in Nova Find Essentials allerdings deutlich erweitert wurde, können die Buchungsinformationen nicht übernommen werden. Vor der Umstellung müssen daher bei Bedarf diese Informationen exportiert werden (siehe auch Vorbereitende Schritte).

Werden die Konfigurationen in die neue Lösung übernommen?

Ja, auch die mandantenspezifischen Konfigurationen werden in die neue Lösung übernommen. Das betrifft:

  • konfigurierte Fristen (Anspruchsfristen Verlierer und Finder, Aufbewahrungsfrist Finderlohn)
  • Standorte
  • Lagerorte
  • Kontaktdaten des Mandanten
  • Belehrungstexte
  • Gegenstandsklassifizierungen
  • Dokumenteinstellungen (Grussformel, Fusszeile, Logo, Logoposition, etc.)

In der neuen Lösung können diese Konfigurationen wie gewohnt durch einen Fachadministrator in der Administration angepasst werden.

Werden die bestehenden Benutzer in die neue Lösung übernommen?

Ja, alle aktiven Benutzer aus dem User-Manager von easyfind werden nach easyfind by Nova Find übernommen. 

Es werden sowohl die Benutzer und deren Einstellungen (Vorname, Nachname, E-Mail Adresse, etc.) als auch deren Berechtigungen übernommen.

Da die Passwörter in easyfind verschlüsselt gespeichert sind, können diese nicht übernommen werden. Im Zuge des Ersteinstiegs muss daher einmalig ein neues Passwort vergeben werden. (siehe auch Ersteinsteig)

Gibt es unsere angepassten Dokumentvorlagen auch weiterhin?

Ja, sowohl die bekannten Standard-Vorlagen von easyfind als auch kundenspezifisch angepasste Dokumentvorlagen werden unverändert in der easyfind by Nova Find weiter verwendet.

Eine Anpassung der Dokumentvorlagen im Zuge der Aktualisierung ist weder inhaltlich von vom Layout her vorgesehen.

Eine Neugestaltung der Dokumentvorlagen ist in einer weiteren Ausbaustufe nach der Aktualisierung geplant, diesbezüglich erhalten Sie rechtzeitig weitere Informationen von uns.

Fallen unserem Fundbüro für die Aktualisierung Kosten an?

Nein, die Aktualisierung auf die neue easyfind by Nova Find Version erfolgt automatisch und kostenfrei.

Vorbereitende Schritte

Was muss vor der Aktualisierung vorbereitet werden?

Da sowohl die Daten (Meldungen), als auch die Einstellungen, Dokumentvorlagen und auch die Benutzer in die neue Lösung übernommen werden, sind seitens Fundbüro keine inhaltlichen Vorbereitungsschritte notwendig.

Als Vertragspartner/Mandantenverantwortlicher stellen Sie bitte sicher, dass alle Benutzer:innen über die Umstellung informiert sind und sich mit der Bedienung der neuen Lösung im Vorfeld der Aktualisierung vertraut gemacht haben. Bitte nutzen Sie dazu auch unser Schulungsangebot!

Ebenso muss die neue URL für den Einstieg in easyfind by Nova Find an die Benutzer verteilt werden, sowie die Benutzer:innen über die notwendigen Schritte im Zuge des Ersteinstiegs informiert werden.

Wichtige Informationen für Mandanten, die in easyfind das Kassenbuch benutzt haben:

Die Funktionalität des Kassenbuchs wurde im Vergleich zur alten easyfind Lösung in easyfind by Nova Find deutlich erweitert und verbessert. Dadurch ist allerdings die Kompatibilität der Buchungen aus der alten Lösung mit den Buchungsinformationen, die Nova Find Essentials speichert, nicht mehr kompatibel. Die Buchungen des alten Kassenbuchs können daher nicht übernommen werden. Wurde in easyfind das Kassenbuch verwendet, wird im Zuge der Aktualisierung automatisch ein Konto in der neuen Kassenbuch-Funktionalität angelegt und der letzte Kassenstand als Startbuchung übernommen, sodass mit dem korrekten Kassenstand in easyfind by Nova Find weiter gearbeitet werden kann. Sollten Sie die Buchungsinformationen aus der alten easyfind Lösung benötigen, so exportieren Sie bitte nach Abschluss der Arbeiten vor dem Umstellungswochenende die benötigten Auswertungen aus der alten Lösung bzw. führen Sie bei Bedarf noch allfällige Abschlussbuchungen oder eine Abschöpfung durch.

Muss vor der Aktualisierung noch eine Datenbereinigung durchgeführt werden?

Nein, es wird der gesamte Datenbestand der Meldungen sowie alle aktiven Benutzer eines Mandanten übernommen. Eine Datenbereinigung ist zwar grundsätzlich empfehlenswert, für die Aktualisierung aber nicht erforderlich.

Wie erfolgt die Information und Einschulung der Mitarbeiter?

Als Vertragspartner/Mandantenverantwortlicher stellen Sie bitte sicher, dass alle Benutzer:innen über die Umstellung informiert sind und sich mit der Bedienung der neuen Lösung im Vorfeld der Aktualisierung vertraut gemacht haben.

RUBICON bietet dazu für Ansprechpartner/Verantwortliche der easyfind-Mandaten kostenlose Schulungen an. Weiters wird nach der Schulungsphase für jeden easyfind-Mandanten ein eigener Testzugang zu Nova Find Essentials bereitgestellt. Auch ein Benutzerhandbuch zu Nova Find Essentials wird den Mandantenverantwortlichen zusammen mit den Testzugängen bereitgestellt. Der Testzugang wird auch noch nach der Umstellung bis zum Jahresende 2022 für Sie zur Verfügung stehen.

Mit Hilfe des erworbenen Wissens aus der kostenlosen Schulung, bitten wir Sie dann auch Ihre Benutzer:innen entsprechend zu schulen und auf die Umstellung vorzubereiten. Sie können natürlich den bereitgestellten Testzugang samt Dokumentation auch an alle Benutzer:innen Ihres Mandanten weitergeben, damit sich diese selbstständig mit der neuen Lösung vertraut machen können.

Ergänzend kann natürlich auch unser Online Schulungsangebot genutzt werden (siehe unten). 

Wie erfolgt nach der Aktualisierung der Einstieg in easyfind by Nova Find?

So wie die bestehende easyfind Lösung, handelt es sich auch bei der neuen easyfind by Nova Find Lösung um eine Webanwendung, die von RUBICON zentral betrieben wird.

Der Einstieg erfolgt somit so wie bisher auch einfach über eine URL, die Sie in einem Webbrowser öffnen. 

Anders als in der aktuellen easyfind Lösung müssen die Benutzernamen zukünftig nicht mehr systemweit eindeutig sein, sondern nur mehr eindeutig des eigenen Mandanten.

Achtung:  Damit ändert sich auch die Zugangs-URL zu easyfind!

In der Zugangs-URL ist zukünftig auch eine Mandanten-Kennung enthalten, die neue Zugangs-URL lautet: https://www.easyfind.ch/essentials/<MANDANTENKENNUNG>/app/

Die Mandantenkennung entspricht dabei der ORG-ID aus easyfind. Sie erhalten die Mandantenkennung bzw. die zukünftige Zugangs-URL für Ihren Mandanten auch nochmals im Zuge der Bereitstellung der Testzugänge – bitte verteilen Sie diese vor der Aktualisierung an alle Benutzer:innen ihres Mandanten!

Ändern sich die Links der Webveröffentlichung für Funde, die wir auf unserer Homepage eingebunden haben?

Nein, sollten Sie auf der Gemeindehomepage oder der Homepage der Polizeidienststelle die Webveröffentlichung eingebunden haben, so funktioniert diese URL auch nach der Aktualisierung weiter und muss nicht getauscht werden.

Gibt es auch weiterhin eine Seite für Bürger:innen, über die Verluste gemeldet werden können? Was passiert mit dem zentralen Online-Fundbüro für die Schweiz?

Ja, selbstverständlich bleibt auch das Online-Fundservice für die Schweiz unter https://www.easyfind.ch weiterhin verfügbar. Die Bürger können darüber weiterhin zentral Verlustmeldungen erfassen, die mit allen teilnehmenden Fundbüros und den erfassten Fundmeldungen in den easyfind-Mandanten abgeglichen werden können.

So wie auch die Lösung für die Fundbüros wird auch diese öffentliche Verlusterfassung sowie der Webauftritt unter https://www.easyfind.ch im Zuge des Aktualisierungsprojekts modernisiert und erneuert. Nachdem es sich dabei um einen Teil des easyfind-Services handlet, der zentral von RUBICON bereit gestellt wird, sind für die Aktualisierung dieser Seite keine Schritte oder Vorbereitungen durch die Fundbüros erforderlich. Die Umstellung auf die neue Bürgerseite erfolgt automatisch.

Hinweis: Sollten Sie auf Ihrer Homepage einen Link auf das Online-Fundbüro für die Schweiz haben, der nicht auf die Startseite sondern direkt auf eine Unterseite verweist, kann es nach der Aktualisierung notwendig sein, diesen Link zu tauschen.

Was sind die Systemvoraussetzungen für die neue easyfind Lösung?

Nova Find Essentials wurde technisch grunderneuert und unterstützt nun alle gängigen, aktuellen Webbrowser – konkret Google Chrome, Microsoft Edge und Mozilla Firefox.

Nova Find Essentials wird dabei jeweils mit jener Browser-Version getestet, die zum Zeitpunkt der jeweiligen Release von Nova Find Essentials aktuell war, das sind aktuell (Stand Oktober 2022): Google Chrome Version 106, Microsoft Edge Version 106, Mozilla Firefox 106.

Die Verwendung von Javascript und Cookies muss für Nova Find Essentials zugelassen sein und darf im Browser nicht geblockt werden.

Getestet wird Nova Find Essentials auf Microsoft Windows, wobei jene Windows Versionen und Service-Pack-Level unterstützt werden, die jeweils zum Zeitpunkt der Nova Find Essentials Version a) von Microsoft offiziell supportet werden (keine LTS/Extendes Support Versionen) und b) vom jeweils eingesetzen Browser supported werden.

Zum Öffnen von Dokumenten und Beilagen sowie Exporten sind entsprechende Drittprogramme am Arbeitsplatz erforderlich, u.a. können von Nova Find Essentials Dokumente im Format PDF und DOCX erstellt werden. Auswertungen werden im Format CSV und XLSX erstellt. Je nach Konfiguration und Ausprägung können auch Anlagen oder Dokumente in anderen Formaten von den Benutzer:innen zu den Meldungen hochgeladen werden. Zum Öffnen/Bearbeiten dieser Dokumente werden Drittprogramme am Arbeitsplatz benötigt, die diese Formate unterstützen.

Nova Find Essentials ist als responsive Webapplikation umgesetzt und ist für den Einsatz auf Desktop-Arbeitsplätzen mit FullHD-Bildschirmen sowie für mobile Tablets optimiert. 

Ersteinstieg

Welche URL muss ich nach der Aktualisierung verwenden, um easyfind aufrufen zu können?

In der Zugangs-URL ist zukünftig auch eine Mandanten-Kennung enthalten, die neue Zugangs-URL lautet: https://www.easyfind.ch/essentials/<MANDANTENKENNUNG>/app/

Sie erhalten die Mandantenkennung bzw. die zukünftige Zugangs-URL für Ihren Mandanten im Zuge der Bereitstellung der Testzugänge – bitte verteilen Sie diese vor der Aktualisierung an alle Benutzer:innen ihres Mandanten!

Wie kann ich mich nach der Aktualisierung in easyfind anmelden?

Sämtliche aktive Benutzer werden aus der bestehenden easyfind Lösung übernommen. Die Benutzer:innen können sich daher nach der Aktualisierung mit dem bekannten und gewohnten Benutzernamen auch an easyfind by Nova Find anmelden.

Da die Passwörter in easyfind verschlüsselt gespeichert sind, können diese im Zuge der Aktualisierung jedoch nicht übernommen werden. Es muss daher im Zuge des Ersteinstiegs in die neue Lösung einmalig ein neues Passwort vergeben werden.

Benutzer:innen können sich dieses neue Passwort selbst erstellen, dazu muss auf der Login-Maske zunächst die „Passwort vergessen“ Funktionalität aufgerufen werden, nach Eingabe des Benutzernamens im nächsten Schritt werden die weiteren Instruktionen für die Passwort-Vergabe an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse gesendet:

Mit welchem Benutzernamen und Passwort kann ich mich nach der Aktualisierung in easyfind anmelden?

Es kann der Benutzername aus der aktuellen easyfind Lösung weiter verwendet werden. Das Passwort muss im Zuge des erstmaligen Einstiegs in die neue Lösung neu vergeben werden (siehe oben).

Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?

Hat ein:e Benutzer:in das Passwort vergessen oder soll dieses geändert werden, kann das in Nova Find Essentials durch den/die Benutzer:in selbst erfolgen.

Es kann dazu die „Passwort vergessen“ Funktionalität verwendet werden, siehe auch Beschreibung der Erstanmeldung oben.

Muss ich nach dem Ersteinstieg den Standort wechseln? Wie kann ich den Standort wechseln?

Die alte easyfind Lösung hat die Informationen zum aktuell eingenommenen Standort lokal am Arbeitsplatz in einem Webbrowser-Cookie gespeichert. Diese Information kann daher im Zuge der Aktualisierung nicht mit übernommen werden.

Wichtig: Benutzer:innen, die in easyfind Mandanten mit mehreren Standorten arbeiten, müssen nach dem Ersteinstieg prüfen, ob der aktuelle Standort korrekt ist und diesen ggf. über den entsprechenden Menüpunkt ändern.

Testmöglichkeiten, Dokumentation

Gibt es eine Testmöglichkeit oder einen Testzugang zur neuen Lösung easyfind by Nova Find?

Ja, in der KW 44 (Anfang November) werden für die Vertragspartner/Mandantenverantwortlicher Testzugänge zur neuen easyfind by Nova Find Lösung bereit gestellt.

In die Testumgebung werden keine Daten aus der aktuellen Produktivumgebung übernommen (insb. keine Meldungen) – der Testmandant ist also zu Beginn „leer“.

Soweit möglich werden allerdings Konfigurationen übernommen. Ebenso übernommen werden die aktiven Benutzer und deren Berechtigung gemäß der Produktionsumgebung. Damit können alle aktiven Benutzer eines Mandanten auch mit ihrem bekannten Benutzernamen die Testumgebung nutzen. Die Schritte wie in Ersteinstieg beschrieben, sind auch in diesem Fall zu beachten.

Für jeden aktiven Mandanten in der easyfind Produktionsumgebung wird ein eigener Testmandant in der Testumgebung bereitgestellt.

Fachadministratoren des Mandanten können in der Testumgebung selber Konfigurationen vornehmen oder für Testzwecke beispielsweise auch neue Standorte und Lagerorte konfigurieren.

Ebenso können Benutzeradministratoren des Mandanten in der Testumgebung weitere Benutzer für die Teststellung konfigurieren und die Testaccounts an Benutzer:innen ihres Mandanten weitergeben.

Wer sieht die Daten, die in der Testumgebung erfasst werden?

Für jeden aktiven Mandanten in der easyfind Produktionsumgebung wird ein eigener Testmandant in der Testumgebung bereitgestellt.

Damit werden auch in der Testumgebung keine Daten mit anderen Mandanten oder Fundbüros geteilt. Innerhalb des Mandanten sind die Meldungen und Daten für alle Benutzer:innen einsehbar, analog zur aktuellen easyfind Lösung.

Achtung: Die Testumgebung ist voll funktionsfähig, unter anderem ist auch der E-Mail Versand aktiviert. Es ist daher dringend zu empfehlen mit Testdaten und nicht mit produktiven Daten/echten personenbezogenen Daten zu arbeiten, um nicht irrtümlich an Bürger:innen Dokumente/Benachrichtigungen aus der Testumgebung zu übermitteln. Das Arbeiten mit echten personenbezogenen Daten in der Testumgebung ist auch aus Datenschutzgründen nicht empfehlenswert und die Regeln in Bezug auf die Datenauskunft, Datenlöschung, Datenverarbeitung sind zu beachten.

Wie lange steht die Testumgebung zur Verfügung?

Die Testumgebung steht ab Anfang November 2022 bis voraussichtlich Ende Dezember 2022 für die easyfind Vertragspartner kostenfrei zur Verfügung. Damit kann einerseits vor der Aktualisierung die neue Lösung kennengelernt und geschult werden. Andererseits haben mit der Testumgebung die Benutzer:innen auch nach der Aktualisierung noch eine Möglichkeit sich intensiver mit dem System vertraut zu machen oder „gefahrlos“ zu üben.

Werden die Daten und Einstellungen aus der Testumgebung in die Produktionsumgebung übernommen?

Nein, eine Übernahme von Daten und Einstellungen aus dem Testmandanten in die Produktionsumgebung im Zuge der Aktualisierung ist nicht vorgesehen.

Im Zuge der Aktualisierung werden ausschliesslich Daten aus der aktuellen easyfind Lösung in die neue easyfind by Nova Find Lösung übernommen.

Gibt es ein Benutzerhandbuch für die neue easyfind Lösung?

Ja, eine Vorabversion des Benutzerhandbuchs finden Sie hier: https://www.nova-find.eu/docs/nova-find-essentials-benutzerhandbuch/.

Das Benutzerhandbuch wird in den Sprachen Deutsch und Französisch angeboten, bis zur Aktualisierung wird auch eine italienische Variante des Benutzerhandbuchs zur Verfügung gestellt.

Werden Schulungen zur neuen easyfind Lösung angeboten?

Ja,ab Mitte Oktober werden wir ein Online-Schulungsprogramm anbieten, das sich an Sie als Vertragspartner bzw. Mandantenverantwortlichen richtet. In einer halbtägigen Schulung, die unkompliziert über Microsoft Teams online stattfindet, stellen wir die neue easyfind Version vor und zeigen die Bedienung und den Umgang mit Nova Find Essentials.

Weitere Schulungstermine für easyfind by Nova Find, finden Sie unter https://www.nova-find.eu/unser-service/. Diese Schulungen können zu den angebotenen Konditionen von allen Benutzer:innen gebucht werden. Sollten Sie Interesse an einem individuellen Trainingsangebot haben, kontaktieren Sie uns gerne unter sales@nova-find.eu

Sollten Sie unser Schulungsangebot nicht nutzen können oder wollen, so wird der Umstieg auf Nova Find Essentials dennoch gut gelingen. Der Funktionsumfang der neuen Lösung entspricht dem bekannten Funktionsumfang der heutigen easyfind Lösung. Natürlich wurde die Benutzeroberfläche modernisiert und grundlegend neu gestaltet, sowie viele Detailverbesserungen umgesetzt. Sie müssen aber keine komplett neuen Konzepte erlernen. Weiters steht ein ausführliches Benutzerhandbuch für Nova Find Essentials bereit. Die Beschreibung der größten Änderungen und Neuigkeiten im Vergleich zur heutigen Lösung finden Sie zudem weiter unten in diesen FAQs beschrieben. Mit diesen Informationen und der Möglichkeit im Vorfeld der Aktualisierung die neue Lösung auf der Testumgebung ausgiebig zu testen, können Sie und Ihre Benutzer:innen sich auch ohne Schulung gut auf die Umstellung vorbereiten.

Wohin kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu Funktionalität oder Bedienung von Nova Find Essentials habe?

Bleiben trotz Schulung und Handbuch bzw. den bereitgestellten Informationen noch Fragen offen, so wenden sich sich gerne an unser Support-Team unter support@easyfind.com.

Wie kann ich Feedback oder Verbesserungsvorschläge einmelden, die wir zu Nova Find Essentials haben?

Auch Feedback oder Verbesserungsvorschläge können Sie gerne an unser Support-Team unter support@easyfind.com senden. Diese werden intern an das Produktmanagement weitergegeben und können damit in der Planung der weiteren Produktroadmap berücksichtigt werden.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu vertraglichen Themen rund um easyfind habe oder zusätzliche Leistungen benötige?

Wenden sie sich in diesem Fall bitte an unser Sales-Team unter sales@novafind.eu.

Neuigkeiten in Nova Find Essentials

Was sind die größten Änderungen im Vergleich zur aktuellen easyfind Lösung?

Neben der komplett überarbeiteten Optik und Usability der Anwendung, sowie der technischen Aktualisierung der gesamten Applikation, gibt es einige besondere Änderungen und Verbesserungen der Fundservice Software die hervorzuheben sind:

Dashboard statt Arbeitsvorräte

  • Das neue Dashboard ersetzt die bekannten Arbeitsvorräte und soll so helfen, rasch und auf einem Blick eine Übersicht über die aktuellen Aufgaben des Fundbüros zu ermöglichen.
  • Optisch soll das Dashboard zu einer intuitiven Informationsbeschaffung verhelfen.
  • Technisch erlaubt das neue Dashboard in Zukunft verbesserte Informationen wie Grafiken, oder Listen kompakt und einfach darzustellen.

Bearbeitungsmaske und Übersichtsseite von Fundmeldungen

  • Fundmeldungen können nun komplett auf einer Seite angelegt werden, ohne zwischen Reitern hin und her zu springen. Nach dem Speichern der Fundmeldung werden die Informationen übersichtlich und gut strukturiert dargestellt.

Grafische Zeitleiste

  • In der Übersichtsseite einer Fundmeldung wird eine visuelle Zeitleiste über den Status, die Fristen und die relevanten Aktionen und Meilensteine der Fundmeldung angezeigt.

Trefferabgleich

  • Der neue Trefferabgleich wird die Zuordnung von Fundmeldungen zu Verlustmeldungen deutlich verbessern.
  • Es kommt ein sogenannter „Matching-Algorithmus“ zum Einsatz, der bereits die letzten Jahre in unzähligen Fundbüros angewendet und laufend verbessert wurde.
  • Jedes Merkmal eines Gegenstandes gibt Punkte die im Hintergrund in diese Matchinglogik einzahlen. Dadurch, dass es nun mehr Merkmalsfelder gibt, ist dieser Trefferabgleich auch umso genauer.
  • Eine besondere Änderung gab es außerdem bei Berechnung und Punktevergabe von Treffern unterschiedlicher Gemeinden und Städte. Postleitzahlen werden nun mittels Geokoordinaten besser zugeordnet und dementsprechend gereiht.

Verlustmeldungen

  • Verlustmeldungen werden nun neu in einem zentralen Verlustmeldungsdatenpool gespeichert und werden allen teilnehmenden Fundbüros für den Trefferabgleich mit den „eigenen“ Fundmeldungen zur Verfügung gestellt.
  • Die neue online Verlustmeldungserfassungsmaske ist für komplett überarbeitet und sowohl responsive als auch barrierefrei gestaltet.
  • Nach Abschluss der Erfassung einer Verlustmeldung erhält der Verlierer automatisch einen Link zugesendet, über den der Verlierer jederzeit selbst:
    • die erfasste Verlustmeldung bearbeiten und bei Bedarf ergänzen kann
    • die erfasste Verlustmeldung stornieren kann
    • einen Trefferabgleich für seine Verlustmeldung aufrufen kann, um zu prüfen, ob es potentielle Funde in einem Fundbüro gibt

Kassenbuch

  • Es ist nun für alle ein einfaches Kassenbuch-Modul zur Dokumentation der Zahlungen im System integriert. Durch die bereitgestellten Auswertungen ist es möglich, die Buchungen im System mit der Kassa des Fundbüros abzugleichen bzw. zu kontrollieren.

Suchen & Exporte

  • Der Menüpunkt „Funde“ ersetzt die bekannte Funktion „Recherche“.
  • Es ist nun möglich, Suchen nach Fundmeldungen und -gegenständen intuitiv und rasch durchzuführen und diese Suchen anschließend zu Exportieren.
  • Neu ist außerdem die optimierte Stichwortsuche die sowohl einzelne Begriffe als auch Merkmale, oder Namen(steile) identifizieren kann.
  • Die Suche kann außerdem für eine effiziente Lagerverwaltung genutzt werden.

Aufbewahrungsfristen

  • Ein Fachadministrator kann nun selbst in der Administration verschiedene Aufbewahrungsfristen konfigurieren, die dann bei der Funderfassung verwendet werden können.
  • Damit sind nun auch meldungsspezifisch abweichende Aufbewahrungsfristen (beispielsweise abhängig von der Kategorie) möglich

Geschäftszahlen

  • Damit es Landesweit eine eindeutige Zuordnung von Geschäftsfällen geben kann, werden nun Geschäftszahlen (=Referenznummern) eindeutig vom System vergeben. Durch die zunehmende Vernetzung von Fundbüros und die zentrale Verlusterfassungsseite ist dieser Schritt unumgänglich, um stets eine eindeutige Identifizierung von Meldungen zu ermöglichen. Bestehende Referenznummern werden bei der Umstellung selbstverständlich migriert, aber mit Start der neuen Anwendung kommen die neuen Geschäftszahlen zum Einsatz.

Benutzerverwaltung

  • Benutzeradministratoren können nun direkt in der Fundserviceapplikation alle Benutzer des Mandanten administrieren. Es ist nicht mehr nötig, eine eigene Applikation zu starten. Neu ist, dass Benutzer selbstständig das Passwort zurücksetzen können.
  • Mit den aktualisierten technischen Voraussetzungen der Applikation, ist es nun auch möglich auch einen Verzeichnisdienst an die Applikation anzubinden und somit den Benutzern einen Zugriff mittels Single-Sign-On zu ermöglichen. Bei Interesse melden Sie sich bitte bei uns!

Wie können zukünftig die Benutzer und Rechte verwaltet werden? Wie finde ich in der neuen easyfind Lösung den „Usermanager“?

Die bisher zusätzlich für die Benutzer- und Rechteverwaltung benötigte Zusatzanwendung User-Manager wird mit Nova Find Essentials nicht mehr benötigt.

Stattdessen wurde die Benutzer- und Rechteverwaltung direkt in den Administrationsbereich von Nova Find Essentials integriert.

Benutzer, die die Berechtigung „Benutzeradministration“ zugeordnet haben, steigen wie allen anderen Benutzer:innen in die Weboberfläche von easyfind by Nova Find ein und finden unter dem Menüpunkt „Benutzer“ die Benutzer- und Rechteverwaltung:

Ist geplant, die Dokumente und Verständigungen zu überarbeiten?

Eine Neugestaltung der Dokumentvorlagen ist in einer weiteren Ausbaustufe nach der Aktualisierung geplant. Mit Nova Find Essentials wurde die technologische Basis geschaffen, um hier zukünftig erweiterte Möglichkeiten umsetzen zu können.

Im Zuge der Aktualisierung werden jedoch aktuell die bestehenden Vorlagen und Dokumente unverändert übernommen und in easyfind by Nova Find weiter verwendet.

Sobald die erweiterten Möglichkeiten bezüglich Dokumentvorlagen in einer zukünftigen Version zur Verfügung stehen, erhalten Sie rechtzeitig weitere Informationen von uns.

Ist eine Weiterentwicklung von Nova Find Essentials geplant?

Ja, eine Weiterentwicklung von Nova Find Essentials auf Basis der nun erfolgten technologischen Grunderneuerung ist natürlich geplant. 

In Q1/Q2 2023 planen wir zudem auch einen Feedback-Zyklus mit allen unseren easyfind Kunden, um die Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge aus den ersten Monaten täglicher Arbeit zu diskutieren, damit diese in die zukünftige Produktroadmap einfliessen können.